Para que sea una realidad el atractivo de que las soluciones de ERP en la nube son más rápidas, baratas, se requiere una cuidadosa planificación de proyecto en cuatro áreas críticas. MMS Consulting tiene más de 15 años de experiencia implementando no solo ERPs sino asesorando a las organizaciones acerca de las estrategias de cambio organizacional y de tecnología asociadas.
Muchas afirmaciones se han hecho sobre la tecnología de los sistemas en la nube, pero la que quizás esta más en la mente de las personas, es que el software basado en nube es más rápido, más fácil y más barato de implementar que las soluciones tradicionales en servidores propios. Mientras que la nube sin duda requiere menos inversión de capital por adelantado y alivia cierta complejidad técnica, las afirmaciones sobre su velocidad inherente, facilidad y economía han dado una falsa idea de que no requieren la preparación de proyecto típicamente asociados con las tradicionales.
Esta noción les ha llevado a lanzar soluciones SaaS (Software como Servicio) en línea sin abordar adecuadamente los procesos empresariales, la gestión de cambios y la calidad de los datos. La falta de atención a las personas, los procesos y los problemas de datos ha disminuido la velocidad de adopción del usuario, la lentitud de la transformación del negocio deseado, y finalmente ha reducido la capacidad de las organizaciones para obtener los beneficios de la nube. Esta lección sobre la importancia de la planificación es especialmente relevante para las empresas que están pensando implementar o migrar a un ERP o CRM basado en la nube. Con los sistemas de gestión de negocio en la nube, los riesgos asociados con la preparación inadecuada suben.
Debido a la complejidad inherente de las soluciones de ERP y su estrecho vínculo con las operaciones comerciales del día a día, hay menos margen de error. Las empresas tienen que hacer estas implementaciones correctamente, sus negocios literalmente dependen de ello. Tener en cuenta los siguientes cuatro aspectos comúnmente pasados por alto de los sistemas de gestión de negocio en la nube puede ayudar a las compañías a asegurar una gran satisfacción del usuario y las tasas de adopción, obtener el valor que esperan del modelo flexible basado en el consumo y lograr la transformación deseada del negocio:
Procesos de negocios. Muchas empresas que usan soluciones ERP y CRM de forma tradicional las han personalizado a-doc para apoyar mejor sus procesos empresariales particulares. Pero la personalización ha vuelto a dichas mejoras mucho más complicadas y dolorosas de mantener, un tema que ha llevado a algunas empresas a considerar implementar ERP o CRM basado en la nube. Mientras que la migración a un nuevo sistema es generalmente más fácil de implementar con una solución basada en la nube, por el otro lado, la mayoría no están diseñadas para poder personalizar como lo hacían en sus sistemas tradicionales anteriores. En consecuencia, las implementaciones de los sistemas de gestión de negocio basado en la nube a menudo requieren que las empresas cambien y estandaricen sus procesos empresariales. Para ayudar a determinar qué tan grande puede ser este cambio, las compañías deben emprender un proceso de mapeo de procesos de negocios. Esta actividad ayuda a las organizaciones a identificar posibles mejoras en la eficiencia y seleccionar un producto que se adapte a los requisitos actuales y futuros del negocio.
Gestión del cambio. Debido a que las soluciones de nube no están diseñadas para tener una amplia personalización, las empresas no se animan a cambiar tan fácilmente, debido a que sus empleados presentan reactancia para adoptar nuevos procesos, tareas y formas de organizarse que no hacían en su antiguo sistema. Como resultado, la gestión proactiva del cambio se vuelve aún más importante en la implementación de los sistemas en la nube. Por tanto, se recomienda establecer un programa de gestión del cambio e identificar a los usuarios clave del negocio que puedan servir como agentes de cambio y promover la adopción. Estas personas clave deben participar en la selección del software, diseño, pruebas y capacitación, ya que a menudo sirven como la primera línea de apoyo informal una vez que la solución se activa.
Validación de datos. Las empresas con frecuencia subestiman el esfuerzo necesario de limpiar sus datos antes de trasladarlos a la nueva solución en la nube. “El hecho de que una empresa se haya trasladado a la nube no significa que los pecados en sus bases de datos han sido absueltos” dice Don Chapman, un alto directivo de Deloitte. “Cuando las empresas empiezan a ver lo que sus datos realmente muestran, les llama mucho la a atención, y hasta entonces se preocupan por dedicar esfuerzos de limpieza no previstos en la planeación original, demorando el tiempo de ejecución e incrementando costos de proyecto”. Esta es una lección difícil para muchas organizaciones centradas en perseguir solo los beneficios de rapidez y economía que ofrecen los sistemas de gestión en la nube. Chapman aconseja a las organizaciones para llevar a cabo pruebas intensivas de datos simulados antes de que el sistema ERP o CRM basado en la nube entre en producción. Hacerlo ayuda a identificar y corregir posibles problemas de datos, lo que resulta en conjuntos de datos mucho más limpios cuando el nuevo sistema se pone en línea.
Rigor de implementación. Dado el rápido ritmo de las implementaciones de ERP en la nube, el rigor de la gestión de proyectos, la gestión estructurada de las pruebas y la sólida gobernanza de los proyectos se han vuelto fundamentales porque hay mucho menos tiempo para reaccionar a los desafíos y corregir correctamente cuando surgen obstáculos. Un enfoque estructurado para probar si los procesos de negocio funcionan según lo planeado no sólo mejora los resultados de implementación deseados, sino que también facilita actualizaciones futuras.
Conclusión
Todo este énfasis en la planificación plantea la pregunta: ¿Las implementaciones de ERP en la nube son aún más rápidas que las soluciones tradicionales? En general, la respuesta es sí. Debido a que la nube reduce drásticamente el esfuerzo que un departamento de Sistemas debe poner en la creación de arquitecturas de aplicaciones, el aprovisionamiento de hardware y la instalación de software, las implementaciones en la nube pueden avanzar rápidamente. La implementación más fácil, combinada con las capacidades mejoradas de las aplicaciones en la nube y la capacidad de acceder a la última funcionalidad sin costosas actualizaciones, es un argumento convincente para la adopción de ERP en la nube.
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